Automatiseringen
Als-dan-regels die werk uit handen nemen, akkoord dat streng blijft
Sommige stappen doe je elke keer weer, en andere wil je juist niet zonder tweede paar ogen laten passeren. Een korting boven een grens, een dure inkoop, een offerte: daar hoort iemand naar te kijken voordat het doorgaat.
Met eenvoudige als-dan-regels laat je iets automatisch in gang zetten bij een gebeurtenis, bijvoorbeeld bij een afgeronde klus. Faalt zo'n automatisering, dan raakt dat nooit de onderliggende handeling: de klus blijft afgerond, alleen het vervolgstapje ging niet door.
Goedkeuringen werken juist andersom, streng: op korting, offerte, inkoop en werkbon zet je een grens waarboven eerst iemand akkoord moet geven, met vier ogen. Zonder dat akkoord gaat het niet door. Het ene systeem is soepel, het andere is een slot.
Als-dan op gebeurtenissen
Laat bij een afgeronde klus of ander moment automatisch een vervolgstap starten.
Falen raakt de klus niet
Gaat een automatisering mis, dan blijft de onderliggende handeling gewoon staan.
Vier ogen op akkoord
Boven een grens moet iemand anders eerst akkoord geven voordat het doorgaat.
Grenzen die je zelf zet
Bepaal per korting, offerte, inkoop of werkbon vanaf welk bedrag akkoord nodig is.
Streng waar het moet
Zonder het vereiste akkoord gaat een handeling niet door, geen uitzondering.
Soepel waar het kan
Routinestappen lopen vanzelf door, zodat je aandacht naar het echte werk gaat.
Welk werk je met een als-dan-regel uit handen geeft
Veel administratie is een vaste reactie op een vaste gebeurtenis. Als een werkbon is getekend, maak een conceptfactuur. Als een offerte is geaccepteerd, plan de klus en stuur een bevestiging. Als een factuur veertien dagen over de datum is, stuur een herinnering. Dat werk doe je nu zelf, elke keer opnieuw.
In TelMaar leg je zulke regels één keer vast: een gebeurtenis, een voorwaarde en een actie. De regel draait daarna vanzelf en je ziet in een logboek wat hij heeft gedaan. Loopt iets fout, dan staat het daar ook, met de reden erbij.
Waarom goedkeuringen juist streng moeten blijven
Automatiseren mag nooit betekenen dat een grote korting, een dure inkooporder of een offerte boven een bepaald bedrag ongezien de deur uitgaat. Daarom kun je per soort document een grens instellen: daarboven is een tweede paar ogen nodig voordat het verder mag.
De goedkeurder krijgt een melding, ziet het document met de reden waarom het is tegengehouden en keurt goed of af, ook vanaf zijn telefoon. Wie wat wanneer heeft goedgekeurd blijft vastliggen. Zo neem je routinewerk weg zonder dat de controle op het geld verdwijnt.
Veelgestelde vragen over deze functie
Wat gebeurt er als een automatisering faalt?
Dan raakt dat de onderliggende handeling niet. De klus blijft afgerond of de factuur blijft verstuurd; alleen het automatische vervolgstapje ging niet door.
Waarop kan ik een goedkeuring instellen?
Op korting, offerte, inkoop en werkbon. Boven de grens die je zelf zet, moet iemand anders eerst akkoord geven, met vier ogen.
Kan een handeling zonder akkoord toch doorgaan?
Nee. Een goedkeuring is streng: zonder het vereiste akkoord gaat de handeling niet door. Dat is juist het doel ervan.
Klaar om zelf te ervaren hoe het werkt?
Start gratis en ontdek in een paar minuten waarom TelMaar past bij jouw onderneming.
Start gratis