Factureren zonder KvK-nummer: mag dat en wanneer niet meer?
Je hebt een klus gedaan en er moet een factuur uit, maar je staat niet ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Mag dat eigenlijk wel? Het korte antwoord is: soms wel, maar het hangt af van wat je doet en hoe vaak. Hieronder staat wanneer je zonder KvK-nummer kunt factureren, wanneer inschrijven verplicht wordt, en wat er dan verandert aan je factuur en je aangifte.
Mag je een factuur sturen zonder KvK-nummer?
Een factuur is in de kern een betalingsverzoek met een onderbouwing eronder. De wet verplicht niet dat daar een KvK-nummer op staat: de verplichte factuurgegevens draaien om je naam en adres, de gegevens van je klant, een datum, een doorlopend nummer, een omschrijving van wat je hebt geleverd en het bedrag. Een KvK-nummer hoort daar niet bij.
Wat wél telt, is of je volgens de Kamer van Koophandel een onderneming drijft. Doe je incidenteel iets voor iemand, bijvoorbeeld één keer een klus voor een kennis, dan hoef je je daarvoor meestal niet in te schrijven en kun je gewoon een factuur sturen als particulier. De inkomsten geef je dan in je aangifte inkomstenbelasting op, meestal als resultaat uit overige werkzaamheden.
De praktijk is alleen weerbarstiger dan de regel. Veel zakelijke klanten willen een KvK-nummer op de factuur zien voor hun eigen administratie, en sommige boekhoudpakketten van opdrachtgevers weigeren een factuur zonder. Mogen en kunnen zijn hier dus twee verschillende dingen.
Wanneer wordt inschrijven bij de KvK verplicht?
De grens ligt bij de vraag of je een onderneming drijft. De Kamer van Koophandel kijkt daarvoor naar een aantal dingen tegelijk: lever je zelfstandig goederen of diensten, doe je dat met enige regelmaat, en vraag je er een marktconforme vergoeding voor. Is het antwoord daarop ja, dan ben je inschrijfplichtig, ook als het om kleine bedragen gaat en ook als je er een baan naast hebt.
Regelmaat is daarbij het woord waar het meestal op stukloopt. Eén klus per jaar voor een buurman is iets anders dan elke maand een factuur sturen aan wisselende opdrachtgevers. Zodra je actief klanten zoekt, jezelf presenteert als aanbieder van een dienst of structureel werk aanneemt, ben je in de ogen van de KvK ondernemer.
De Belastingdienst hanteert daarnaast een eigen beoordeling voor de btw en voor de inkomstenbelasting, en die valt niet altijd samen met die van de KvK. Je kunt bijvoorbeeld btw-ondernemer zijn zonder dat je voor de inkomstenbelasting als ondernemer geldt. Twijfel je waar jij zit, laat dat dan toetsen door een boekhouder in plaats van het zelf in te schatten.
Wat zet je op een factuur zonder KvK-nummer?
De verplichte onderdelen blijven hetzelfde als op elke andere factuur: je eigen naam en adres, naam en adres van de klant, de factuurdatum, een uniek en doorlopend factuurnummer, de datum waarop je hebt geleverd, een duidelijke omschrijving en het bedrag. Zonder een van die onderdelen is het geen geldige factuur, met of zonder KvK.
Het factuurnummer is het onderdeel dat het vaakst misgaat. Het moet doorlopend zijn, dus zonder gaten en zonder dubbele nummers, ook als er maanden tussen twee facturen zitten. Begin dus niet elk jaar opnieuw bij 1 zonder jaartal ervoor, en houd de reeks bij op één plek in plaats van in losse bestanden.
Reken je geen btw omdat je geen btw-ondernemer bent, zet er dan expliciet bij dat er geen btw in rekening is gebracht. Een factuur waarop de btw simpelweg ontbreekt zonder toelichting roept vragen op bij de boekhouder van je klant, en die vragen komen uiteindelijk bij jou terug.
Hoe zit het met de btw als je geen KvK-nummer hebt?
Btw en KvK zijn twee losse dingen. Ben je btw-ondernemer, dan krijg je van de Belastingdienst een btw-identificatienummer, en dat nummer hoort wél op je factuur. In de praktijk verloopt de aanvraag daarvan meestal via je inschrijving bij de KvK, waardoor beide vaak tegelijk geregeld worden en ze op één hoop lijken te liggen.
Ben je geen btw-ondernemer, dan breng je geen btw in rekening en staat er dus ook geen btw-nummer op je factuur. Het gevolg voor je klant is dat hij niets kan terugvragen: hij betaalt jouw bedrag en klaar. Voor een particuliere klant maakt dat niets uit, voor een zakelijke klant is jouw factuur daardoor effectief duurder dan diezelfde klus met btw.
Er bestaat daarnaast de kleineondernemersregeling, waarbij je onder een bepaalde jaaromzet kunt kiezen om geen btw te rekenen. Dat is iets anders dan geen btw-ondernemer zijn: je hebt dan wel gewoon een btw-nummer en je moet je aan- en afmelden voor die regeling. Ga dus na welke van de twee op jou van toepassing is voordat je je factuur inricht.
Wat zijn de risico's van te lang wachten?
Blijf je factureren terwijl je eigenlijk inschrijfplichtig bent, dan loop je twee risico's tegelijk. Het eerste is dat de Belastingdienst achteraf vaststelt dat je btw had moeten afdragen over die facturen. Die btw kun je meestal niet meer bij je klanten in rekening brengen, dus die komt dan uit je eigen marge.
Het tweede risico is dat je aftrekposten en ondernemersregelingen misloopt. Wie ondernemer is voor de inkomstenbelasting kan onder voorwaarden gebruikmaken van bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek, en kan zakelijke kosten aftrekken. Wie niet ingeschreven staat, laat dat liggen over de hele periode dat hij wachtte.
Praktisch gezien is de drempel om in te schrijven laag: het kan online, je krijgt je KvK-nummer meteen en de Belastingdienst wordt automatisch geïnformeerd. Twijfel je of je er al aan toe bent, kijk dan naar de regelmaat van je werk in plaats van naar de bedragen. Wie elke maand factureert, is ondernemer, ook als het om kleine facturen gaat.
Veelgestelde vragen
Mag ik een factuur sturen zonder KvK-nummer?
Ja, als je incidenteel iets levert en geen onderneming drijft. De wettelijk verplichte factuurgegevens vragen niet om een KvK-nummer. Werk je met enige regelmaat voor opdrachtgevers, dan ben je waarschijnlijk inschrijfplichtig en verandert het antwoord.
Moet er een btw-nummer op een factuur zonder KvK-nummer?
Alleen als je btw-ondernemer bent. Ben je dat niet, dan reken je geen btw en staat er geen btw-nummer op. Vermeld dan wel expliciet dat er geen btw in rekening is gebracht, anders levert dat vragen op bij de boekhouder van je klant.
Wat gebeurt er als ik me te laat inschrijf bij de KvK?
De Belastingdienst kan achteraf vaststellen dat je btw had moeten afdragen over eerdere facturen, en die btw kun je meestal niet meer bij je klanten ophalen. Daarnaast loop je over die periode ondernemersaftrekken mis. Laat je situatie beoordelen door een boekhouder als je twijfelt.
Dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal of juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel een adviseur; regels kunnen wijzigen.