Administratie10 september 20265 min leestijd

Bonnetjes scannen: van kassabon naar kloppende boekhouding

Een bonnetje van de bouwmarkt in je broekzak is geen boekhouding. Pas als hij is vastgelegd, aan een uitgave hangt en terug te vinden is, telt hij mee voor je btw-aftrek en voor de bewaarplicht. Hieronder staat hoe je bonnetjes scant zodat ze dat ook echt doen, wanneer het papier weg mag, en welke fouten ervoor zorgen dat een bon achteraf niets waard blijkt.

Een telefoon wordt boven een kassabon gehouden; op het scherm staat diezelfde bon binnen een oplichtend kader. Ernaast een oranje map met nog meer bonnen.

Waarom een foto van een bon nog geen boekhouding is

Een bon vastleggen is meer dan hem fotograferen. Om mee te tellen moet duidelijk zijn wat er is gekocht, wanneer, van wie, voor welk bedrag en met welk btw-tarief, en die gegevens moeten aan een boeking hangen. Een map vol foto's op je telefoon voldoet daar niet aan: je hebt de afbeelding wel, maar niets wat eraan vastzit.

Het praktische verschil merk je pas bij de aangifte. Wie honderd losse foto's heeft, moet die stuk voor stuk overtypen en per bon opzoeken welk btw-tarief erop zat. Wie ze bij het scannen meteen aan een leverancier, een bedrag en een tarief heeft gekoppeld, hoeft alleen nog te controleren.

Er is ook een verschil tussen een kassabon en een factuur. Voor kleine bedragen accepteert de Belastingdienst een vereenvoudigde factuur, waarop minder gegevens hoeven te staan. Boven die grens moet het een volledige factuur zijn, met onder meer jouw naam als afnemer erop. Vraag daar bij een grotere aankoop dus expliciet om, want een kassabon zonder jouw gegevens is dan niet genoeg.

Wat moet er leesbaar op de scan staan?

De datum, de naam van de leverancier, een omschrijving van wat je hebt gekocht, het bedrag en het btw-bedrag of het tarief. Ontbreekt het btw-bedrag, dan kun je het niet terugvragen, hoe duidelijk de rest van de bon ook is. Controleer dat dus voordat je het papiertje weggooit en niet pas bij de aangifte.

Thermisch papier is hierbij het grootste risico. Kassabonnen van veel winkels vervagen binnen maanden, zeker als ze in een warme bus of in de zon liggen. Dat betekent dat de scan vaak de enige leesbare versie wordt die je nog hebt, en dat je hem dus meteen moet maken en niet aan het eind van het kwartaal.

Scan het hele bonnetje, ook de onderkant met het totaal en de btw-specificatie. Een halve bon waarvan de bovenkant scherp is en het totaalbedrag buiten beeld valt, is geen bewijsstuk. Fotografeer recht van boven, op een egale ondergrond, zonder schaduw van je eigen hand eroverheen.

Mag het papieren bonnetje daarna weg?

Digitaal bewaren mag, mits de gescande versie een getrouwe weergave is van het origineel en gedurende de hele bewaartermijn leesbaar en toegankelijk blijft. Voldoe je daaraan, dan mag het papier in principe weg. De bewaarplicht zelf blijft gewoon gelden, alleen de vorm verandert.

Getrouwe weergave betekent in de praktijk: volledig, leesbaar, en niet later aangepast. Een scan waarop de helft van de regels wegvalt of waarvan je het bedrag niet meer kunt lezen, is geen getrouwe weergave, en dan blijft het origineel het bewijsstuk. Controleer je scans dus op leesbaarheid voordat je opruimt.

Er zijn documenten waarvoor het origineel wel bewaard moet blijven, bijvoorbeeld bij bepaalde notariële stukken. Voor gewone inkoopbonnen speelt dat niet, maar twijfel je over een specifiek document, leg die vraag dan voor aan je boekhouder in plaats van het weg te gooien. Weggooien is de enige stap die je niet kunt terugdraaien.

Hoe zorg je dat een bon bij de juiste boeking komt?

De koppeling is het punt waar het meestal misgaat. Een scan die in een aparte map belandt en nooit aan een uitgave wordt gehangen, komt bij de aangifte niet boven, en dan mis je de aftrek terwijl je het bewijs wél hebt. Leg dus bij het scannen meteen vast om welke leverancier en welk bedrag het gaat.

Bij een team gaat het vaakst mis bij bonnen van onderweg. Een monteur die materiaal haalt, heeft de bon in zijn hand op het moment dat hij bij de kassa staat, en op kantoor nooit meer. Laat de bon dus vastleggen op het moment zelf, vanaf de telefoon, in plaats van aan het eind van de week in een enveloppe.

Let daarnaast op dubbele boekingen. Dezelfde uitgave komt vaak twee keer binnen: één keer als bonnetje en één keer via de bankafschriften. Zonder koppeling tussen die twee staat de kosten dubbel in je administratie, en dat merk je pas als de cijfers niet kloppen.

Welke fouten kosten achteraf het meeste geld?

De eerste is de vervaagde bon. Wie thermisch papier maanden laat liggen en dan pas scant, houdt een grijs vlak over. De uitgave is dan gedaan, maar de btw is niet meer terug te vragen omdat er geen leesbaar bewijsstuk meer is.

De tweede is de kassabon zonder tenaamstelling bij een grotere aankoop. Boven de grens voor een vereenvoudigde factuur moet jouw bedrijf als afnemer op het document staan. Dat vraag je op het moment van kopen, want achteraf een factuur op naam krijgen van een bouwmarkt is een stuk lastiger.

De derde is de privé-uitgave die als zakelijk wordt geboekt. Een bon met daarop zowel materiaal voor een klus als boodschappen voor thuis is geen zakelijke bon; splits dat, of laat de kassa twee bonnen maken. Bij een controle is een gemengde bon precies het soort ding dat vragen oproept over de rest van je administratie.

Veelgestelde vragen

Mag ik mijn papieren bonnetjes weggooien na het scannen?

Ja, als de scan een getrouwe weergave is van het origineel en gedurende de hele bewaartermijn leesbaar en toegankelijk blijft. De bewaarplicht blijft gelden, alleen de vorm verandert. Controleer de scan op leesbaarheid voordat je opruimt, want weggooien kun je niet terugdraaien.

Wat moet er op een bonnetje staan om de btw terug te vragen?

De datum, de leverancier, een omschrijving, het bedrag en het btw-bedrag of het tarief. Ontbreekt het btw-bedrag, dan kun je het niet terugvragen. Bij grotere aankopen moet er bovendien een volledige factuur zijn, met jouw bedrijf als afnemer erop.

Waarom vervagen kassabonnen en wat doe je eraan?

Veel kassabonnen zijn op thermisch papier gedrukt, dat binnen maanden vervaagt, zeker in een warme bus of in de zon. Scan de bon daarom meteen en niet aan het eind van het kwartaal; de scan is vaak de enige versie die op termijn nog leesbaar is.

Dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal of juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel een adviseur; regels kunnen wijzigen.