Bonnetjes scannen: van kassabon naar kloppende boekhouding
Een bonnetje scan je meteen na de aankoop: fotografeer de hele bon recht van boven, controleer datum, leverancier, bedrag en btw, en koppel hem direct aan de uitgave in je boekhouding. Daarna mag het papier weg, want de Belastingdienst accepteert gescande bonnen, zolang je de scan 7 jaar bewaart en hij controleerbaar blijft. Hieronder staan de stappen, de bewaartermijnen en de fouten waardoor een bon achteraf niets waard blijkt.
Bonnetjes scannen in vier stappen
Stap 1: scan de bon op het moment zelf, bij de kassa of in de bus, en niet aan het eind van het kwartaal. Stap 2: leg hem plat op een egale ondergrond en fotografeer recht van boven, met de hele bon in beeld, ook de onderkant met het totaal en de btw-specificatie. Een halve bon is geen bewijsstuk.
Stap 3: controleer of de datum, de naam van de leverancier, de omschrijving, het bedrag en het btw-bedrag of tarief leesbaar zijn. Een app die de bon uitleest, vult die velden alvast in, maar loop ze altijd na: een cijfer dat verkeerd is gelezen, gaat anders ongezien je aangifte in.
Stap 4: koppel de scan meteen aan een uitgave, met leverancier, bedrag en categorie, en zo nodig aan de klus waarvoor je het materiaal kocht. Pas dan telt hij mee voor je btw-aftrek. Een foto in een losse map op je telefoon heb je wel, maar bij de aangifte komt hij niet vanzelf boven.
Wat moet er leesbaar op de scan staan?
De datum, de naam van de leverancier, een omschrijving van wat je hebt gekocht, het bedrag en het btw-bedrag of het tarief. Ontbreekt het btw-bedrag, dan kun je het niet terugvragen, hoe duidelijk de rest van de bon ook is. Controleer dat dus voordat je het papiertje weggooit en niet pas bij de aangifte.
Thermisch papier is hierbij het grootste risico. Kassabonnen van veel winkels vervagen binnen maanden, zeker als ze in een warme bus of in de zon liggen. Dat betekent dat de scan vaak de enige leesbare versie wordt die je nog hebt, en dat je hem dus meteen moet maken.
Er is ook een verschil tussen een kassabon en een factuur. Voor kleine bedragen accepteert de Belastingdienst een vereenvoudigde factuur, waarop minder gegevens hoeven te staan. Boven die grens moet het een volledige factuur zijn, met onder meer jouw bedrijf als afnemer erop. Vraag daar bij een grotere aankoop dus om, want een kassabon zonder jouw gegevens is dan niet genoeg.
Hoe lang moet je bonnetjes bewaren, en mag het papier weg?
Bonnetjes en facturen bewaar je 7 jaar, net als de rest van je administratie. Gaat het om onroerende zaken, zoals de verbouwing van een bedrijfspand dat je bezit, dan is de termijn 10 jaar. Dat zijn de termijnen die de Belastingdienst noemt, en ze gelden ook voor een eenmanszaak.
Scannen en digitaal bewaren mag. De Belastingdienst stelt daarbij twee eisen: ook de digitale versie bewaar je 7 of 10 jaar, en hij moet binnen een redelijke termijn te controleren zijn. In de praktijk betekent dat: de scan is volledig en leesbaar, hij is niet achteraf aangepast, en je kunt hem terugvinden bij de boeking waar hij bij hoort. Voldoet de scan daaraan, dan mag het papieren bonnetje weg.
Is een scan onleesbaar of mist er een deel, dan blijft het origineel het bewijsstuk. Controleer je scans dus voordat je opruimt. Twijfel je over een specifiek document, leg die vraag dan voor aan je boekhouder in plaats van het weg te gooien: weggooien is de enige stap die je niet kunt terugdraaien.
Welke app gebruik je om bonnetjes te scannen?
Een goede bonnetjes-app doet vier dingen: hij fotografeert de bon vanaf je telefoon, leest bedrag, btw, datum en leverancier uit, laat je die gegevens controleren voordat ze worden opgeslagen, en zet de bon direct bij een uitgave in je boekhouding. Mist die laatste stap, dan heb je een nette pdf maar nog steeds geen boeking, en typ je alles bij de aangifte alsnog over.
Een losse scan-app naast je boekhoudprogramma betekent dus dubbel werk: scannen in de ene app, overtypen in de andere. Kies liever een boekhoudprogramma met een eigen scanfunctie, zodat de foto en de boeking op één plek staan. Dat scheelt ook dubbele boekingen, omdat je de bon kunt koppelen aan de betaling op je bankafschrift.
In TelMaar kies je in de Android-app bij Inkoopfacturen voor Bonnetje scannen. De app leest het bedrag, het btw-tarief, de datum en de leverancier op je telefoon zelf uit en laat een veld leeg als hij twijfelt, zodat jij het invult. Je koppelt de bon aan een lopende klus, en de foto blijft als bewijsstuk bij de uitgave. In de web-app voer je een bon met de hand in en upload je de foto erbij.
Welke fouten kosten achteraf het meeste geld?
De eerste is de vervaagde bon. Wie thermisch papier maanden laat liggen en dan pas scant, houdt een grijs vlak over. De uitgave is dan gedaan, maar de btw is niet meer terug te vragen omdat er geen leesbaar bewijsstuk meer is.
De tweede is de kassabon zonder tenaamstelling bij een grotere aankoop. Boven de grens voor een vereenvoudigde factuur moet jouw bedrijf als afnemer op het document staan. Dat vraag je op het moment van kopen, want achteraf een factuur op naam krijgen van een bouwmarkt is een stuk lastiger.
De derde is de gemengde of dubbele bon. Een bon met materiaal voor een klus én boodschappen voor thuis is geen zakelijke bon; splits dat, of laat de kassa twee bonnen maken. En dezelfde uitgave komt vaak twee keer binnen, als bonnetje en via de bank: zonder koppeling tussen die twee staan de kosten dubbel in je administratie.
Veelgestelde vragen
Hoe scan je een bonnetje voor je boekhouding?
Fotografeer de hele bon direct na de aankoop recht van boven, inclusief het totaal en de btw. Controleer daarna de datum, de leverancier, het bedrag en het btw-bedrag, en koppel de scan meteen aan de uitgave in je boekhouding. Pas dan telt hij mee voor je btw-aftrek.
Hoe lang moet je bonnetjes bewaren?
7 jaar, net als de rest van je administratie. Voor bonnen en facturen over onroerende zaken geldt 10 jaar. Een gescande bon mag ook, zolang je hem net zo lang bewaart en hij controleerbaar blijft.
Mag ik mijn papieren bonnetjes weggooien na het scannen?
Ja, als de scan volledig en leesbaar is, niet is aangepast en je hem de hele bewaartermijn van 7 (of 10) jaar kunt terugvinden. Controleer de scan voordat je opruimt, want weggooien kun je niet terugdraaien.
Dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal of juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel een adviseur; regels kunnen wijzigen.
Meer over deze onderwerpen
Voor wie dit geldt
Reken het zelf uit
Lees ook
Meer uit deze categorie
- Pakbonnen: wat is het verschil met een factuur?Wat is een pakbon? Een ingevuld pakbon voorbeeld, wat erop staat, het verschil met een factuur en afleverbon, en waarom je er geen btw op terugvraagt.
- Meertalig personeel en de administratie: hoe hou je overzicht?Werkt je team in meerdere talen? Lees hoe je de administratie toch op één plek en volgens de Nederlandse regels houdt, zonder verwarring per taal.
- Boekhouden in je eigen taal: taalbarrière in de administratieNederlandse boekhoudregels zijn al lastig, laat staan in een vreemde taal. Lees welke fouten dit veroorzaakt en hoe een meertalige interface helpt.
Bronnen
Fiscaal nagekeken door: TelMaar Team