Administratie10 september 20264 min leestijd

Pakbonnen: wat is het verschil met een factuur?

Bij een levering zit een papiertje met wat erin hoort te zitten, en dat is de pakbon. Hij lijkt op een factuur, hij komt van dezelfde leverancier en er staan dezelfde artikelen op, maar hij doet iets heel anders. Wie de twee door elkaar haalt, boekt kosten dubbel of vraagt btw terug die nog niet gefactureerd is. Hieronder staat wat een pakbon wel en niet is, en hoe je ze bijhoudt.

Een hand haalt een pakbon uit een plastic hoesje op een kartonnen doos; onderaan het vel staat een handtekening. Op de achtergrond meer dozen.

Wat is een pakbon precies?

Een pakbon is een leveringsdocument: hij hoort bij de goederen en vertelt wat er in de zending zit. Er staan artikelen en aantallen op, meestal een ordernummer, en vaak geen prijzen. Zijn doel is dat de ontvanger kan controleren of de levering compleet is en of er niets beschadigd is.

Een factuur is een betalingsdocument: die zegt wat je moet betalen, met bedragen, btw en een betaaltermijn. De pakbon gaat over WAT er is geleverd, de factuur over WAT het kost. Ze horen bij elkaar, maar het zijn twee stappen in hetzelfde proces.

In de praktijk lopen die twee vaak uit elkaar in de tijd. Een leverancier levert deze week en factureert aan het eind van de maand alle leveringen tegelijk. Eén factuur dekt dan drie of vier pakbonnen, en dat is precies waarom je ze uit elkaar moet houden.

Kun je btw terugvragen op een pakbon?

Nee. Btw-aftrek vraagt om een factuur die aan de wettelijke eisen voldoet, en een pakbon voldoet daar niet aan: er staan meestal geen bedragen op, geen btw-tarief en geen factuurnummer. Boek een pakbon dus nooit als inkoopfactuur, hoe compleet hij er ook uitziet.

Sommige leveranciers sturen een document dat pakbon en factuur tegelijk is, met de artikelen én de bedragen en de btw erop. Dat mag, en dan is het gewoon een factuur. Kijk dus naar wat er op het document staat en niet naar wat er bovenaan gedrukt is: het woord pakbon zegt op zichzelf niets.

De omgekeerde fout komt ook voor: de pakbon als factuur boeken en later de echte factuur er nog eens naast. Dan staan dezelfde kosten twee keer in je administratie en klopt zowel je resultaat als je btw-aangifte niet meer. Dat valt vaak pas op als de leveranciersstand niet meer aansluit.

Waarom is de pakbon toch belangrijk voor je administratie?

De pakbon is je bewijs van wat er daadwerkelijk is binnengekomen. Komt er later een factuur waarop meer staat dan je hebt ontvangen, dan is de getekende pakbon het enige document waarmee je dat kunt aantonen. Zonder pakbon sta je bij zo'n discussie met lege handen.

Bij projectwerk telt hij dubbel. Materiaal dat op een klus is geleverd hoort bij die klus, en de pakbon is het moment waarop dat vastligt. Wie de pakbon meteen aan het project koppelt, weet later precies welk materiaal naar welke klus ging en kan dat correct doorbelasten.

En bij deelleveringen is hij onmisbaar. Komt een bestelling in drie zendingen binnen, dan zeggen drie pakbonnen samen wat er compleet is en wat nog openstaat. De factuur aan het eind van de maand zegt daar niets over.

Hoe koppel je een pakbon aan de factuur die later komt?

Via het ordernummer. Zowel de pakbon als de factuur verwijzen normaal gesproken naar dezelfde inkooporder, en dat nummer is de draad tussen de twee. Ontbreekt het op de pakbon, vraag de leverancier dan om het erbij te zetten, want zonder die verwijzing wordt het handmatig zoeken.

Controleer bij binnenkomst van de factuur of de aantallen kloppen met de pakbonnen. Dit heet in de praktijk drieweg-matching: de inkooporder zegt wat je hebt besteld, de pakbon wat je hebt gekregen, de factuur wat je betaalt. Wijken die van elkaar af, dan is dat een reden om niet te betalen tot het klopt.

Bewaar de pakbon digitaal en bij de inkoop, niet in een aparte stapel. Een pakbon in een la naast de werkbank is er niet meer als de factuur drie weken later binnenkomt, en dan controleer je in de praktijk niets meer en betaal je op vertrouwen.

Moet je pakbonnen bewaren, en hoe lang?

Pakbonnen horen bij je administratie, en daarmee vallen ze onder de bewaarplicht. Ze zijn onderdeel van het verhaal achter een inkoop: de order, de levering en de factuur horen bij elkaar, en samen laten ze zien dat de kosten echt zijn gemaakt.

Digitaal bewaren mag, net als bij bonnetjes, zolang de opgeslagen versie een getrouwe weergave is van het origineel en de hele bewaartermijn leesbaar en toegankelijk blijft. Scan dus ook de handtekening voor ontvangst mee, want juist dat deel maakt de pakbon tot bewijs.

Twijfel je hoe lang een specifiek document bewaard moet blijven, kijk dan naar waar het bij hoort in plaats van naar het document zelf. Hoort de pakbon bij een investering waarvoor een langere termijn geldt, dan geldt die termijn ook voor de stukken eromheen. Laat dat bij twijfel toetsen door je boekhouder.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een pakbon en een factuur?

Een pakbon is een leveringsdocument en zegt wat er in de zending zit, meestal zonder prijzen. Een factuur is een betalingsdocument met bedragen, btw en een betaaltermijn. Eén factuur dekt vaak meerdere pakbonnen, omdat leveranciers per periode factureren.

Kan ik btw terugvragen op een pakbon?

Nee. Btw-aftrek vraagt om een factuur die aan de wettelijke eisen voldoet, en op een pakbon staan meestal geen bedragen, geen btw-tarief en geen factuurnummer. Staan die er wél op, dan is het document feitelijk een factuur, ongeacht wat er bovenaan gedrukt staat.

Moet ik pakbonnen bewaren?

Ja, ze horen bij je administratie en vallen onder de bewaarplicht. Digitaal bewaren mag, zolang de opgeslagen versie een getrouwe weergave is en leesbaar en toegankelijk blijft. Scan de handtekening voor ontvangst mee, want dat deel maakt de pakbon tot bewijs.

Dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal of juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel een adviseur; regels kunnen wijzigen.