Terug naar de blog
Administratie5 min leestijdlaatst bijgewerkt

Pakbonnen: wat is het verschil met een factuur?

Een pakbon is het leveringsdocument dat bij een zending zit: hij zegt welke artikelen en hoeveel er geleverd zijn, meestal zonder prijzen. Een factuur zegt wat je moet betalen, met bedragen en btw. Op de pakbon staan de afzender, het afleveradres, de datum, een order- of pakbonnummer en per regel het artikel en het aantal; de ontvanger tekent voor ontvangst. Hieronder staat een ingevuld voorbeeld, het verschil met een factuur, en hoe je pakbonnen bijhoudt zodat je kosten niet dubbel boekt.

Een hand haalt een pakbon uit een plastic hoesje op een kartonnen doos; onderaan het vel staat een handtekening. Op de achtergrond meer dozen.

Wat is een pakbon? Met een ingevuld voorbeeld

Een pakbon (ook afleverbon of leverbon genoemd) is een leveringsdocument: hij hoort bij de goederen en vertelt wat er in de zending zit. Er staan de afzender, het afleveradres, de leverdatum, een pakbon- of ordernummer en per regel het artikel en het aantal op, meestal zonder prijzen. Een factuur is een betalingsdocument met bedragen, btw en een betaaltermijn. De pakbon gaat over wat er is geleverd, de factuur over wat het kost; één factuur aan het eind van de maand dekt vaak drie of vier pakbonnen.

Een ingevuld voorbeeld (de namen zijn verzonnen). Bovenaan: Groothandel Bouwmaat Noord B.V. als afzender, afleveradres Klus Jansen, Dorpsstraat 12 in Zwolle, pakbonnummer PB-2026-0412, verwijzing naar inkooporder IO-2026-118 en leverdatum 10 november 2026. Daaronder de regels, zonder prijzen: 2 × montageprofiel 3 meter, 40 × dakhaak, 1 × rol solarkabel 6 mm² van 50 meter, en bij een deellevering per regel wat nog volgt, bijvoorbeeld: omvormer 5 kW, 1 besteld, 0 geleverd, volgt later.

Onderaan: ruimte voor opmerkingen (een beschadigde doos, een ontbrekend artikel), de naam van wie de levering aanneemt, de datum en een handtekening voor ontvangst. Dat laatste deel maakt de pakbon tot bewijs dat de goederen zijn aangekomen. Wat er niet op hoeft: prijzen, btw en een betaaltermijn. Staan die er wel op, met een factuurnummer en de overige factuurgegevens, dan is het document feitelijk een factuur, ook als er pakbon boven staat.

Kun je btw terugvragen op een pakbon?

Nee. Btw-aftrek vraagt om een factuur die aan de wettelijke eisen voldoet, en een pakbon voldoet daar niet aan: er staan meestal geen bedragen op, geen btw-tarief en geen factuurnummer. Boek een pakbon dus nooit als inkoopfactuur, hoe compleet hij er ook uitziet.

Sommige leveranciers sturen een document dat pakbon en factuur tegelijk is, met de artikelen én de bedragen en de btw erop. Dat mag, en dan is het gewoon een factuur. Kijk dus naar wat er op het document staat en niet naar wat er bovenaan gedrukt is: het woord pakbon zegt op zichzelf niets.

De omgekeerde fout komt ook voor: de pakbon als factuur boeken en later de echte factuur er nog eens naast. Dan staan dezelfde kosten twee keer in je administratie en klopt zowel je resultaat als je btw-aangifte niet meer. Dat valt vaak pas op als de leveranciersstand niet meer aansluit.

Waarom is de pakbon toch belangrijk voor je administratie?

De pakbon is je bewijs van wat er daadwerkelijk is binnengekomen. Komt er later een factuur waarop meer staat dan je hebt ontvangen, dan is de getekende pakbon het enige document waarmee je dat kunt aantonen. Zonder pakbon sta je bij zo'n discussie met lege handen.

Bij projectwerk telt hij dubbel. Materiaal dat op een klus is geleverd hoort bij die klus, en de pakbon is het moment waarop dat vastligt. Wie de pakbon meteen aan het project koppelt, weet later precies welk materiaal naar welke klus ging en kan dat correct doorbelasten.

En bij deelleveringen is hij onmisbaar. Komt een bestelling in drie zendingen binnen, dan zeggen drie pakbonnen samen wat er compleet is en wat nog openstaat. De factuur aan het eind van de maand zegt daar niets over.

Hoe koppel je een pakbon aan de factuur die later komt?

Via het ordernummer. Zowel de pakbon als de factuur verwijzen normaal gesproken naar dezelfde inkooporder, en dat nummer is de draad tussen de twee. Ontbreekt het op de pakbon, vraag de leverancier dan om het erbij te zetten, want zonder die verwijzing wordt het handmatig zoeken.

Controleer bij binnenkomst van de factuur of de aantallen kloppen met de pakbonnen. Dit heet in de praktijk drieweg-matching: de inkooporder zegt wat je hebt besteld, de pakbon wat je hebt gekregen, de factuur wat je betaalt. Wijken die van elkaar af, dan is dat een reden om niet te betalen tot het klopt.

Bewaar de pakbon digitaal en bij de inkoop, niet in een aparte stapel. Een pakbon in een la naast de werkbank is er niet meer als de factuur drie weken later binnenkomt, en dan controleer je in de praktijk niets meer en betaal je op vertrouwen.

Moet je pakbonnen bewaren, en hoe lang?

Pakbonnen horen bij je administratie, en daarmee vallen ze onder de bewaarplicht. Ze zijn onderdeel van het verhaal achter een inkoop: de order, de levering en de factuur horen bij elkaar, en samen laten ze zien dat de kosten echt zijn gemaakt.

Digitaal bewaren mag, net als bij bonnetjes, zolang de opgeslagen versie een getrouwe weergave is van het origineel en de hele bewaartermijn leesbaar en toegankelijk blijft. Scan dus ook de handtekening voor ontvangst mee, want juist dat deel maakt de pakbon tot bewijs.

Twijfel je hoe lang een specifiek document bewaard moet blijven, kijk dan naar waar het bij hoort in plaats van naar het document zelf. Hoort de pakbon bij een investering waarvoor een langere termijn geldt, dan geldt die termijn ook voor de stukken eromheen. Laat dat bij twijfel toetsen door je boekhouder.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een pakbon en een factuur?

Een pakbon (ook afleverbon of leverbon genoemd) is een leveringsdocument en zegt wat er in de zending zit, meestal zonder prijzen. Een factuur is een betalingsdocument met bedragen, btw en een betaaltermijn. Eén factuur dekt vaak meerdere pakbonnen, omdat leveranciers per periode factureren.

Wat staat er op een pakbon?

De afzender, het afleveradres, de leverdatum, een pakbon- of ordernummer en per regel het artikel en het aantal, meestal zonder prijzen. Onderaan tekent de ontvanger voor ontvangst en noteert hij eventuele beschadigingen of ontbrekende artikelen.

Kan ik btw terugvragen op een pakbon?

Nee. Btw-aftrek vraagt om een factuur die aan de wettelijke eisen voldoet, en op een pakbon staan meestal geen bedragen, geen btw-tarief en geen factuurnummer. Staan die er wél op, dan is het document feitelijk een factuur, ongeacht wat er bovenaan gedrukt staat.

Dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal of juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel een adviseur; regels kunnen wijzigen.

Meer over deze onderwerpen

Voor wie dit geldt

Reken het zelf uit

Meer uit deze categorie

Bronnen

Fiscaal nagekeken door: TelMaar Team