Bewaarplicht administratie: zeven jaar en wat je moet bewaren
Elke ondernemer in Nederland heeft een wettelijke bewaarplicht voor de administratie, maar wat dit precies betekent blijft vaak vaag. Hoe lang moet je facturen en bonnetjes eigenlijk bewaren, telt digitaal bewaren ook mee, en wat gebeurt er als je iets kwijtraakt? Dit artikel geeft een praktisch antwoord.
Hoe lang geldt de bewaarplicht?
De hoofdregel is een bewaartermijn van zeven jaar voor je volledige administratie. Deze termijn geldt voor zowel eenmanszaken als andere rechtsvormen en is gebaseerd op de wettelijke regels van de Belastingdienst.
Voor gegevens over onroerend goed, zoals een bedrijfspand dat je bezit of huurt, geldt een langere termijn van tien jaar. Dit hangt samen met de langere periode waarover de btw op onroerend goed herzien kan worden.
De termijn gaat in de regel in vanaf het moment dat het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben, is afgesloten. Bewaar dus niet vanaf de datum van het document zelf, maar vanaf het einde van het betreffende boekjaar.
Wat valt er precies onder de bewaarplicht?
Onder de bewaarplicht vallen onder andere je verkoop- en inkoopfacturen, bankafschriften, contracten, offertes die tot een opdracht hebben geleid, loonadministratie als je personeel hebt, en de onderliggende grootboekadministratie.
Ook correspondentie die relevant is voor je belastingpositie, zoals afspraken met de Belastingdienst of onderbouwing van specifieke aftrekposten, hoort bij de administratie die je moet bewaren.
Twijfel je of een document bewaard moet worden? Bewaar het dan liever wel. De kosten van extra digitale opslag zijn doorgaans veel lager dan het risico van een onvolledige administratie bij een controle.
Mag ik mijn administratie digitaal bewaren?
Ja, digitaal bewaren is toegestaan, mits je aan een aantal voorwaarden voldoet. De gegevens moeten binnen een redelijke termijn controleerbaar en leesbaar zijn, ook na verloop van jaren, en de opslag moet voldoende betrouwbaar zijn tegen verlies of manipulatie.
Scan je papieren bonnetjes en facturen in, zorg dan dat de digitale versie een getrouwe en volledige weergave is van het origineel. Sommige documenten mag je daarna weggooien, maar controleer bij twijfel de actuele regels van de Belastingdienst voor jouw specifieke situatie.
Een boekhoudsysteem waarin facturen en bonnen automatisch worden opgeslagen en gearchiveerd, zoals FinHub, maakt digitaal bewaren eenvoudiger dan een losse map met gescande bestanden die je zelf moet ordenen en back-uppen.
Hoe regel je dit praktisch, zonder dat het je tijd kost?
Voorkom losse mappen op verschillende plekken (een schoenendoos met bonnen, een map met facturen, een ander mapje met contracten) en breng alles samen in één systeem. Dat maakt niet alleen bewaren makkelijker, maar ook terugvinden bij een vraag van de Belastingdienst.
Maak van je administratie een vast onderdeel van je routine, bijvoorbeeld door bonnetjes direct na aankoop te fotograferen en te koppelen aan de juiste kostenpost, in plaats van ze los te verzamelen voor een grote inhaalslag.
Zorg voor een betrouwbare back-up, ook als je digitaal werkt. Een cloudgebaseerd systeem met automatische opslag beschermt je beter tegen een kapotte harde schijf of een verloren laptop dan lokale bestanden alleen.
Wat gebeurt er als je iets kwijtraakt of te vroeg weggooit?
Mist de Belastingdienst bij een controle onderbouwing voor een aftrekpost of een deel van je omzet, dan kan dit leiden tot een correctie of naheffing, ook als de fout onbedoeld was. Ontbrekende stukken werken meestal in je nadeel, niet in je voordeel.
Ben je een document toch kwijt, probeer dan zo snel mogelijk een kopie te achterhalen, bijvoorbeeld bij de leverancier of klant die de oorspronkelijke factuur heeft verstuurd. Veel bedrijven kunnen een duplicaat verstrekken.
Voorkomen is hier echt beter dan genezen: een consistent systeem waarin niets losraakt, scheelt je op de lange termijn veel meer tijd en stress dan achteraf puzzelen welke documenten je precies mist.
Veelgestelde vragen
Geldt de bewaarplicht van zeven jaar voor alle documenten?
Voor de meeste administratie geldt zeven jaar, maar voor gegevens over onroerend goed geldt een langere termijn van tien jaar.
Mag ik papieren bonnetjes weggooien nadat ik ze heb gescand?
In veel gevallen mag dit, mits de digitale versie een volledige en getrouwe weergave is van het origineel. Controleer de actuele voorwaarden bij de Belastingdienst voor jouw situatie.
Vanaf wanneer telt de bewaartermijn precies?
De termijn gaat in de regel in vanaf het einde van het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben, niet vanaf de datum op het document zelf.
Dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal of juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel een adviseur; regels kunnen wijzigen.