Factuur maken: dit zijn de wettelijke eisen in Nederland
Een factuur lijkt een simpel papiertje, maar de Belastingdienst stelt er strenge eisen aan. Ontbreekt er een verplicht onderdeel, dan kan dat gevolgen hebben voor je btw-aftrek en die van je klant. In dit artikel lees je precies welke gegevens verplicht zijn, welke fouten ondernemers het vaakst maken en wat je kunt doen als een factuur toch niet klopt.
Welke gegevens moeten verplicht op een factuur staan?
De Belastingdienst noemt een vaste lijst met onderdelen die op iedere zakelijke factuur moeten staan. Denk aan je volledige bedrijfsnaam en adres, het adres van je klant, een doorlopend factuurnummer, de factuurdatum en de datum waarop je de dienst of het product hebt geleverd.
Daarnaast is je btw-nummer verplicht (dat is het nummer waaronder de Belastingdienst je bedrijf voor de omzetbelasting kent) en, als je ingeschreven staat, je KvK-nummer (het nummer van je inschrijving bij de Kamer van Koophandel). Ook een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd hoort erbij, met de hoeveelheid en de eenheidsprijs.
Ten slotte moet je het btw-bedrag apart vermelden naast het bedrag exclusief btw, en welk tarief je hanteert: 21%, 9% of 0%. Werk je met de kleineondernemersregeling (een vrijstelling voor btw bij een lage jaaromzet, hierna KOR genoemd) dan vermeld je dat expliciet in plaats van een btw-bedrag.
Wat is een doorlopend factuurnummer en waarom is dat zo belangrijk?
Een doorlopend factuurnummer betekent dat elk nummer maar één keer voorkomt en dat er geen gaten in de reeks zitten die je niet kunt verklaren. De Belastingdienst gebruikt deze reeks om te controleren of je alle omzet hebt aangegeven.
Veel ondernemers kiezen voor een opbouw met het jaartal, zoals 2026-001, 2026-002 en zo verder. Dat maakt het overzichtelijk en je begint elk kalenderjaar weer bij een logisch startpunt.
Voorkom dat je nummers handmatig in een Word-document of Excel-bestand bijhoudt. Een gemiste of dubbele nummering valt bij een controle snel op en kan vragen oproepen die je liever niet krijgt. Een boekhoudsysteem dat automatisch doortelt, zoals FinHub, sluit dit risico grotendeels uit.
Welke fouten maken ondernemers het vaakst?
De meest voorkomende fout is een ontbrekend of onjuist btw-nummer, vooral bij nieuwe klanten waarvan de gegevens nog niet compleet zijn ingevoerd. Controleer daarom altijd de KvK- en btw-gegevens voordat je de eerste factuur verstuurt.
Een tweede veelgemaakte fout is het door elkaar halen van bedragen inclusief en exclusief btw, waardoor de btw-berekening niet meer klopt. Vooral bij het combineren van producten met verschillende tarieven (21% en 9% op één factuur) gaat dit vaak mis.
Ook zien we regelmatig dat de leverdatum ontbreekt of gelijk wordt gesteld aan de factuurdatum, terwijl dat niet altijd hetzelfde moment is. Bij twijfel: vermeld beide data apart, dat voorkomt discussie achteraf.
Wat gebeurt er als een factuur niet aan de eisen voldoet?
Als een factuur onvolledig is, kan je klant de btw op die factuur niet aftrekken totdat er een correcte versie is. Dat levert vervelende telefoontjes op en vertraagt vaak ook de betaling.
Bij herhaalde of structurele fouten kan de Belastingdienst bij een controle vraagtekens zetten bij je hele administratie, ook als de fouten op zichzelf klein lijken. Consistentie en volledigheid wegen zwaarder mee dan je misschien zou denken.
Merk je zelf een fout op nadat de factuur al verstuurd is? Stuur dan een creditfactuur (een factuur die de oorspronkelijke factuur ongedaan maakt) gevolgd door een nieuwe, correcte factuur. Pas nooit de oorspronkelijke factuur stiekem aan, dat doorbreekt de doorlopende nummering.
Hoe zorg je dat elke factuur automatisch klopt?
De meeste fouten ontstaan doordat facturen handmatig worden opgesteld in Word of Excel, waarbij verplichte velden makkelijk over het hoofd worden gezien. Een sjabloon met vaste velden voorkomt dat je iets vergeet.
Een boekhoudsysteem dat is ingericht op de Nederlandse regels controleert automatisch of je btw-nummer, KvK-nummer en factuurnummer aanwezig zijn voordat je een factuur verstuurt. FinHub doet dit bijvoorbeeld standaard, zodat je niet zelf hoeft te onthouden welk onderdeel verplicht is.
Werk je met klanten in het buitenland? Dan gelden er soms net andere regels, bijvoorbeeld rond de btw-verlegging (waarbij niet jij maar je klant de btw afdraagt). Controleer dit per situatie bij de Belastingdienst of je adviseur.
Veelgestelde vragen
Is een KvK-nummer verplicht op elke factuur?
Ja, als je bedrijf ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel moet het KvK-nummer op elke factuur staan, samen met je btw-nummer.
Mag ik facturen met terugwerkende kracht aanpassen?
Nee, een verstuurde factuur pas je niet stiekem aan. Bij een fout stuur je een creditfactuur en daarna een nieuwe, correcte factuur met een nieuw nummer.
Wat als ik zowel 21% als 9% btw op één factuur reken?
Dat mag, maar splits de bedragen duidelijk per tarief uit zodat helder is welk btw-bedrag bij welk tarief hoort. Controleer de actuele tarieven bij de Belastingdienst.
Dit artikel is algemene informatie en geen fiscaal of juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel een adviseur; regels kunnen wijzigen.