Facturation12 septembre 20265 min de lecture

Facturation électronique et Peppol : qu'est-ce qu'une e-facture ?

Celui qui envoie sa facture en PDF pense souvent facturer électroniquement. Ce n'est pas le cas, et cette différence coûtera du temps et de l'argent dans les années à venir à qui ne la voit pas. Une facture électronique n'est pas un document mais un fichier de données structurées, conçu pour être lu par un logiciel. Vous lirez ci-dessous ce que cela signifie, ce que sont Peppol et UBL, où c'est déjà obligatoire et ce que vous pouvez faire dès maintenant.

Deux écrans sur un bureau : à gauche une facture sous forme de document, à droite les mêmes données en lignes dans un logiciel de comptabilité, et un câble orange qui relie les deux écrans.

Pourquoi un PDF par courriel n'est pas une e-facture

Un PDF est une image de facture. Un humain y voit un montant, une date et un taux de TVA, mais pour le logiciel de votre client c'est un bloc de mise en page dont rien ne peut être extrait sans ressaisie ni numérisation. Cela vaut même si vous l'avez soigneusement mis en page et même s'il porte un code-barres.

Une facture électronique, c'est l'inverse : un fichier dans lequel chaque donnée possède son propre champ. Le numéro de facture est dans le champ du numéro de facture, le taux de TVA dans le champ du taux de TVA. Le logiciel comptable du destinataire lit cela directement, sans que personne n'y jette un œil.

La conséquence pratique se voit au moment du paiement. Un PDF doit être ressaisi à l'autre bout ou passé dans un programme de reconnaissance, et c'est là que naissent les erreurs et les retards. Une e-facture se trouve en quelques secondes dans le système de votre client, prête à être validée.

Que sont Peppol et UBL, et quelle est la différence ?

UBL est le FORMAT : la convention sur l'apparence du fichier et les champs qui doivent s'y trouver. La norme européenne correspondante s'appelle EN 16931, et le profil utilisé aux Pays-Bas et dans la plupart des pays de l'UE s'appelle Peppol BIS Billing 3.0. Ce n'est donc qu'un fichier, que vous pouvez créer, conserver et transmettre.

Peppol est le RÉSEAU : la voie par laquelle ce fichier parvient à votre client. Vous n'envoyez pas directement mais via un point d'accès, et votre client reçoit via son propre point d'accès. Comparez avec le courriel : UBL est le message, Peppol le système postal autour.

Les deux sont souvent confondus, et cela compte quand on compare des logiciels. Un logiciel qui annonce créer des factures électroniques ne crée peut-être que le fichier. Envoyer via Peppol exige un point d'accès accrédité avec un contrat et un certificat, et c'est une étape distincte. Demandez donc toujours : le logiciel crée-t-il le fichier, ou l'envoie-t-il aussi ?

Où la facturation électronique est-elle déjà obligatoire ?

Aux Pays-Bas, elle s'applique depuis des années aux fournisseurs de l'État : les marchés de l'administration centrale doivent être facturés électroniquement. Si vous fournissez un ministère, un organisme public ou, de plus en plus, une commune ou une province, vous y serez confronté.

Par ailleurs, les grands clients professionnels le demandent d'eux-mêmes. Un artisan qui travaille pour un bailleur social ou un grand installateur se verra un jour prier de livrer via Peppol, sans loi derrière. C'est souvent le moment où une petite entreprise y est confrontée pour la première fois.

En outre, de plus en plus de pays européens la rendent progressivement obligatoire entre entreprises, et des travaux européens sont en cours pour l'élargir. Ces échéances bougent et diffèrent selon le pays : vérifiez donc toujours ce qui s'applique aujourd'hui à votre situation plutôt que de vous fier à une année lue quelque part.

Quelles données doivent figurer dans une e-facture ?

Les mêmes que sur toute facture, mais en plus strict. La norme impose entre autres : un numéro de facture, la date, la devise, le numéro de TVA du fournisseur, les nom et adresse des deux parties, par ligne une description avec montant et taux de TVA, et les totaux correspondants.

La différence avec une facture papier, c'est qu'il n'y a pas de négociation. Si le numéro de TVA manque, le logiciel destinataire rejette le fichier, et aucun humain ne le lira correctement à la place. Cela en fait d'emblée un bon test pour votre propre comptabilité : ce qui manque sur vos factures ordinaires saute ici immédiatement aux yeux.

Faites attention aussi à l'identification de votre entreprise. Le numéro qui vous identifie dépend du PAYS : aux Pays-Bas c'est le numéro de chambre de commerce avec son propre code de schéma, en Belgique ou en Allemagne un autre numéro avec un autre code. Un logiciel qui code cela en dur envoie une entreprise belge annoncer qu'elle est inscrite à la chambre de commerce néerlandaise.

Que pouvez-vous faire dès maintenant ?

Commencez par mettre votre facturation ordinaire en ordre : un numéro de facture séquentiel sans trous, un numéro de TVA complet, les coordonnées complètes de votre client et des lignes avec une description claire et un taux. Ce n'est pas un travail supplémentaire pour la facturation électronique, c'est le travail. Celui qui a cela en ordre peut produire une e-facture ; celui qui ne l'a pas bloque dès le premier essai.

Demandez ensuite à votre éditeur s'il sait créer le fichier selon EN 16931 ou Peppol BIS Billing 3.0, et s'il sait aussi l'envoyer. S'il ne sait que créer le fichier, c'est très bien pour commencer : vous le téléchargez et le remettez à votre client ou à un prestataire Peppol. L'envoi devient alors plus tard une question de fournir ce fichier, non de tout reprendre.

Et pensez à la conservation. L'e-facture est l'original, pas le PDF que vous gardez à côté pour vous. Le fichier relève de la même obligation de conservation que le reste de votre comptabilité : veillez donc à le retrouver et à ce qu'il reste lisible, même si vous changez de logiciel dans quelques années.

Questions fréquentes

Une facture envoyée en PDF par courriel est-elle une e-facture ?

Non. Un PDF est une image de facture, destinée à un humain. Une facture électronique est un fichier à champs structurés que le logiciel du destinataire lit directement, sans ressaisie ni numérisation.

Quelle est la différence entre Peppol et UBL ?

UBL est le format du fichier, selon la norme européenne EN 16931 et en pratique le profil Peppol BIS Billing 3.0. Peppol est le réseau qui achemine ce fichier vers votre client, via des points d'accès des deux côtés. Comparez avec un message et le système postal autour.

Dois-je déjà envoyer des factures électroniques ?

Si vous fournissez l'administration centrale néerlandaise, cela s'applique déjà. Les grands clients professionnels le demandent souvent d'eux-mêmes. De plus en plus de pays européens la rendent progressivement obligatoire entre entreprises ; les échéances diffèrent et bougent, vérifiez donc ce qui vaut aujourd'hui pour vous.

Cet article est une information générale et ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique. En cas de doute, consultez un conseiller ; les règles peuvent changer.