Comptabilité10 septembre 20265 min de lecture

Bons de livraison : quelle différence avec une facture ?

Une livraison s'accompagne d'un papier indiquant ce qui devrait s'y trouver : c'est le bon de livraison. Il ressemble à une facture, vient du même fournisseur et porte les mêmes articles, mais il fait tout autre chose. Confondre les deux, c'est comptabiliser des charges en double ou récupérer une TVA qui n'a pas encore été facturée. Vous lirez ci-dessous ce qu'est un bon de livraison, ce qu'il n'est pas, et comment le suivre.

Une main retire un bon de livraison d'une pochette plastique collée sur un carton ; une signature figure en bas de la feuille. D'autres cartons à l'arrière-plan.

Qu'est-ce qu'un bon de livraison exactement ?

Un bon de livraison est un document d'expédition : il accompagne la marchandise et indique ce que contient l'envoi. On y trouve des articles et des quantités, généralement un numéro de commande, et souvent pas de prix. Son but est de permettre au destinataire de vérifier si la livraison est complète et si rien n'est abîmé.

Une facture est un document de paiement : elle dit ce que vous devez payer, avec des montants, la TVA et un délai de paiement. Le bon de livraison porte sur CE QUI a été livré, la facture sur CE QUE cela coûte. Ils vont ensemble, mais ce sont deux étapes d'un même processus.

Dans la pratique, les deux se décalent souvent dans le temps. Un fournisseur livre cette semaine et facture toutes les livraisons ensemble en fin de mois. Une facture couvre alors trois ou quatre bons de livraison, et c'est précisément pour cela qu'il faut les distinguer.

Peut-on récupérer la TVA sur un bon de livraison ?

Non. La déduction de TVA suppose une facture conforme aux exigences légales, et un bon de livraison ne l'est pas : il ne porte généralement ni montants, ni taux de TVA, ni numéro de facture. Ne comptabilisez donc jamais un bon de livraison comme facture d'achat, aussi complet paraisse-t-il.

Certains fournisseurs envoient un document qui est à la fois bon de livraison et facture, avec les articles ET les montants et la TVA. C'est permis, et il s'agit alors simplement d'une facture. Regardez donc ce que contient le document et non ce qui est imprimé en haut : le mot bon de livraison ne dit rien en soi.

L'erreur inverse existe aussi : comptabiliser le bon de livraison comme facture, puis la vraie facture à côté plus tard. Les mêmes charges figurent alors deux fois dans vos comptes et ni votre résultat ni votre déclaration de TVA ne tiennent plus. Cela n'apparaît souvent qu'au moment où le solde fournisseur ne se rapproche plus.

Pourquoi le bon de livraison compte-t-il malgré tout ?

Le bon de livraison est votre preuve de ce qui est réellement arrivé. Si une facture arrive ensuite avec plus que ce que vous avez reçu, le bon signé est le seul document qui vous permette de le démontrer. Sans lui, vous êtes les mains vides dans cette discussion.

Sur des chantiers, il compte double. Le matériel livré sur un chantier appartient à ce chantier, et le bon de livraison est le moment où cela est consigné. Celui qui rattache tout de suite le bon au projet sait plus tard exactement quel matériel est parti sur quel chantier et peut le refacturer correctement.

Et pour les livraisons partielles, il est indispensable. Si une commande arrive en trois envois, trois bons de livraison indiquent ensemble ce qui est complet et ce qui reste dû. La facture de fin de mois ne dit rien à ce sujet.

Comment rapprocher un bon de livraison de la facture à venir ?

Par le numéro de commande. Le bon de livraison et la facture renvoient normalement à la même commande d'achat, et ce numéro est le fil entre les deux. S'il manque sur le bon, demandez au fournisseur de l'ajouter, car sans cette référence la recherche devient manuelle.

À la réception de la facture, vérifiez que les quantités correspondent aux bons de livraison. Cela s'appelle en pratique le rapprochement à trois : la commande dit ce que vous avez commandé, le bon ce que vous avez reçu, la facture ce que vous payez. Si ces trois divergent, c'est une raison de ne pas payer tant que cela ne concorde pas.

Conservez le bon de livraison sous forme numérique et avec l'achat, pas dans une pile à part. Un bon dans un tiroir à côté de l'établi n'est plus là quand la facture arrive trois semaines plus tard, et vous ne vérifiez alors plus rien et payez sur la confiance.

Faut-il conserver les bons de livraison, et combien de temps ?

Les bons de livraison font partie de votre comptabilité et relèvent donc de l'obligation de conservation néerlandaise. Ils font partie de l'histoire d'un achat : la commande, la livraison et la facture vont ensemble et montrent, réunies, que la charge a bien été engagée.

La conservation numérique est autorisée, comme pour les reçus, tant que la version enregistrée est une reproduction fidèle de l'original et reste lisible et accessible pendant toute la durée de conservation. Scannez donc aussi la signature de réception, car c'est précisément cette partie qui fait du bon une preuve.

Si vous hésitez sur la durée de conservation d'un document précis, regardez à quoi il se rattache plutôt que le document lui-même. Si le bon se rattache à un investissement soumis à une durée plus longue, cette durée vaut aussi pour les pièces qui l'entourent. Faites vérifier cela par votre comptable en cas de doute.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un bon de livraison et une facture ?

Un bon de livraison est un document d'expédition et indique ce que contient l'envoi, généralement sans prix. Une facture est un document de paiement avec montants, TVA et délai. Une facture couvre souvent plusieurs bons, car les fournisseurs facturent par période.

Puis-je récupérer la TVA sur un bon de livraison ?

Non. La déduction suppose une facture conforme aux exigences légales, et un bon de livraison ne porte généralement ni montants, ni taux, ni numéro de facture. S'il les porte, le document est en fait une facture, quel que soit l'intitulé imprimé en haut.

Dois-je conserver les bons de livraison ?

Oui, ils font partie de votre comptabilité et relèvent de l'obligation de conservation. La conservation numérique est autorisée tant que la version enregistrée est fidèle et reste lisible et accessible. Scannez la signature de réception, car c'est elle qui fait du bon une preuve.

Cet article est une information générale et ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique. En cas de doute, consultez un conseiller ; les règles peuvent changer.