Facturation10 juillet 20264 min de lecture

Délai de paiement et relances : ce qui est permis et ce qui fonctionne

Envoyer une facture est une chose, être payé à temps en est une autre. Beaucoup d'entrepreneurs ne savent pas précisément quel délai de paiement s'applique légalement, ni quels intérêts et frais ils peuvent facturer en cas de retard. Cet article résume les règles et propose une procédure de relance claire, étape par étape.

Une main entoure une date sur un calendrier de bureau avec un marqueur orange, à côté d'une facture et d'un téléphone affichant une notification.

Quel délai de paiement s'applique entre entreprises ?

Pour les transactions entre entreprises (b2b), un délai légal standard de 30 jours s'applique aux Pays-Bas, sauf accord différent. Ce délai court en principe à partir de la date de facturation ou du moment où le client reçoit la facture.

Vous pouvez convenir d'un délai plus long avec de grandes entreprises, jusqu'à 60 jours maximum, à condition que cela ne vous soit pas excessivement défavorable en tant que fournisseur. Avec l'administration publique comme client, un délai plus court et fixe de 30 jours s'applique généralement.

Fixez toujours clairement le délai de paiement convenu, à la fois dans votre devis ou contrat et sur la facture elle-même. Sans accord clair, le délai légal de 30 jours s'applique automatiquement.

Quels intérêts et frais de recouvrement pouvez-vous facturer ?

En cas de paiement tardif, vous pouvez facturer l'intérêt légal commercial. Ce taux est fixé périodiquement par les pouvoirs publics et se situe généralement quelques points de pourcentage au-dessus du taux de base de la Banque centrale européenne. Vérifiez le taux en vigueur auprès de l'administration fiscale néerlandaise ou de la chambre de commerce néerlandaise.

Outre les intérêts, vous pouvez également facturer des frais de recouvrement en cas de paiement tardif. Un barème légal existe pour en déterminer le montant, le barème dit WIK (loi sur les frais de recouvrement), qui applique un pourcentage du montant impayé avec un minimum et un maximum.

Pour les petits montants, un minimum fixe de frais de recouvrement s'applique souvent, même si le pourcentage calculé serait plus bas. Ne mentionnez ces frais qu'une fois le délai de paiement effectivement dépassé, pas avant.

Comment construire une procédure de relance en trois étapes ?

La première étape est un rappel de paiement amical, généralement quelques jours à une semaine après l'expiration du délai. Partez du principe d'un malentendu ou d'un oubli, pas de mauvaise foi, et gardez un ton professionnel mais accessible.

La deuxième étape est une mise en demeure plus formelle, environ deux à trois semaines après le premier rappel, dans laquelle vous indiquez une nouvelle date limite de paiement concrète et précisez les conséquences (intérêts, frais de recouvrement) en l'absence de paiement.

La troisième étape est la dernière mise en demeure, où vous indiquez clairement qu'en l'absence de paiement, vous ferez appel à une agence de recouvrement ou envisagerez des démarches judiciaires. Cette étape est aussi nécessaire pour pouvoir facturer formellement intérêts et frais de recouvrement.

Comment éviter d'en arriver là ?

Une facture immédiatement claire et complète, avec un délai de paiement et des coordonnées bancaires bien visibles, prévient déjà une partie des retards de paiement. Le manque de clarté mène plus souvent au report qu'à la mauvaise volonté.

Envisagez de demander un acompte pour les nouveaux clients ou les clients plus importants, surtout pour des missions ponctuelles et de grande ampleur. Cela réduit le risque en cas de retard du paiement final.

Automatisez l'envoi des relances pour ne jamais oublier de relancer, tout en conservant la possibilité de reporter manuellement une relance pour un client avec qui vous venez de conclure un échelonnement. TelMaar suit automatiquement les échéances et envoie des relances selon le calendrier que vous définissez, afin que vous n'ayez pas à y penser vous-même.

Que faire si un client persiste à refuser de payer ?

Après une mise en demeure restée sans effet, il est courant de faire appel à une agence de recouvrement ou, pour des montants plus élevés, d'engager une procédure judiciaire. Comparez ici le coût du recouvrement au montant impayé.

Conservez soigneusement toute la correspondance : la facture d'origine, les rappels, les mises en demeure et les éventuelles réponses du client. Ce dossier est important si l'affaire s'aggrave.

Gardez aussi à l'esprit qu'une bonne relation pèse parfois plus lourd qu'un petit montant. En cas de doute, un entretien personnel, plutôt que de simples relances écrites, peut être étonnamment efficace pour obtenir un paiement.

Questions fréquentes

Quel est le délai de paiement standard entre entreprises aux Pays-Bas ?

Le délai légal standard est de 30 jours, sauf si les parties conviennent ensemble d'un autre délai, avec un maximum légal de 60 jours pour les grandes entreprises.

Puis-je facturer des frais de recouvrement dès l'expiration du délai de paiement ?

Non, vous ne pouvez facturer des frais de recouvrement qu'après avoir formellement mis le client en demeure et lui avoir accordé un délai supplémentaire raisonnable. Vérifiez le barème et les montants en vigueur auprès de l'administration fiscale néerlandaise ou de la chambre de commerce néerlandaise.

Combien de relances dois-je au minimum envoyer avant de faire appel à une agence de recouvrement ?

Il n'existe pas de nombre légal fixe, mais il est habituel d'envoyer un rappel amical, une mise en demeure formelle puis une dernière mise en demeure avant d'aller plus loin.

Cet article est une information générale et ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique. En cas de doute, consultez un conseiller ; les règles peuvent changer.