Facturer sans numéro de chambre de commerce : est-ce autorisé ?
Vous avez terminé une mission et une facture doit partir, mais vous n'êtes pas inscrit à la chambre de commerce néerlandaise. Est-ce seulement autorisé ? La réponse courte est : parfois oui, mais cela dépend de ce que vous faites et à quelle fréquence. Vous lirez ci-dessous quand vous pouvez facturer sans numéro KvK, quand l'inscription devient obligatoire, et ce qui change alors pour votre facture et votre déclaration.
Peut-on envoyer une facture sans numéro KvK ?
Une facture est avant tout une demande de paiement accompagnée d'une justification. La loi néerlandaise n'impose pas d'y faire figurer un numéro de chambre de commerce (KvK) : les mentions obligatoires portent sur vos nom et adresse, les coordonnées de votre client, une date, un numéro séquentiel, une description de ce que vous avez livré et le montant. Le numéro KvK n'en fait pas partie.
Ce qui compte, en revanche, c'est de savoir si la chambre de commerce considère que vous exercez une activité d'entreprise. Si vous faites quelque chose de manière ponctuelle, une mission unique pour une connaissance par exemple, vous n'avez généralement pas à vous inscrire et vous pouvez facturer comme particulier. Vous déclarez alors ces revenus dans votre déclaration d'impôt sur le revenu, en principe comme résultat d'autres activités.
La pratique est toutefois plus têtue que la règle. Beaucoup de clients professionnels veulent voir un numéro KvK sur la facture pour leur propre comptabilité, et certains logiciels comptables de donneurs d'ordre refusent une facture qui n'en comporte pas. Avoir le droit et pouvoir sont donc deux choses différentes ici.
Quand l'inscription à la KvK devient-elle obligatoire ?
La limite se situe à la question de savoir si vous exercez une activité d'entreprise. La chambre de commerce examine plusieurs éléments à la fois : fournissez-vous des biens ou des services de manière indépendante, le faites-vous avec une certaine régularité, et demandez-vous pour cela un prix conforme au marché ? Si la réponse est oui, vous êtes tenu de vous inscrire, même pour de petits montants et même si vous avez un emploi à côté.
C'est généralement sur la régularité que cela achoppe. Une mission par an pour un voisin, ce n'est pas la même chose qu'envoyer chaque mois une facture à des donneurs d'ordre différents. Dès que vous cherchez activement des clients, que vous vous présentez comme prestataire d'un service ou que vous acceptez du travail de façon structurelle, la chambre de commerce vous considère comme entrepreneur.
L'administration fiscale néerlandaise applique par ailleurs sa propre appréciation pour la TVA et pour l'impôt sur le revenu, et celle-ci ne coïncide pas toujours avec celle de la chambre de commerce. Vous pouvez par exemple être entrepreneur au sens de la TVA sans l'être au sens de l'impôt sur le revenu. Si vous ne savez pas où vous vous situez, faites-le vérifier par un comptable plutôt que de l'estimer vous-même.
Que met-on sur une facture sans numéro KvK ?
Les mentions obligatoires restent les mêmes que sur toute autre facture : vos nom et adresse, les nom et adresse du client, la date de facturation, un numéro de facture unique et séquentiel, la date de livraison, une description claire et le montant. S'il en manque une, ce n'est pas une facture valable, avec ou sans numéro KvK.
Le numéro de facture est l'élément qui pose le plus souvent problème. Il doit être séquentiel, donc sans trous et sans doublons, même lorsque des mois séparent deux factures. Ne recommencez donc pas à 1 chaque année sans indiquer l'année devant, et tenez la série au même endroit plutôt que dans des fichiers épars.
Si vous ne facturez pas de TVA parce que vous n'êtes pas assujetti, indiquez-le explicitement. Une facture dont la TVA est simplement absente, sans explication, soulève des questions chez le comptable de votre client, et ces questions vous reviennent en fin de compte.
Comment fonctionne la TVA sans numéro KvK ?
La TVA et la chambre de commerce sont deux choses distinctes. Si vous êtes assujetti à la TVA, l'administration fiscale vous attribue un numéro d'identification à la TVA, et celui-ci doit bel et bien figurer sur votre facture. Dans la pratique, la demande passe généralement par votre inscription à la KvK, ce qui fait que les deux sont souvent réglés au même moment et semblent n'en faire qu'un.
Si vous n'êtes pas assujetti, vous ne facturez pas de TVA et aucun numéro de TVA n'apparaît donc sur votre facture. Pour votre client, cela signifie qu'il n'y a rien à récupérer : il paie votre montant, un point c'est tout. Pour un client particulier, cela ne change rien ; pour un client professionnel, votre facture revient de fait plus cher que la même mission avec TVA.
Il existe en outre le régime des petites entreprises, qui permet de choisir de ne pas facturer de TVA en dessous d'un certain chiffre d'affaires annuel. Ce n'est pas la même chose que de ne pas être assujetti : vous disposez alors bien d'un numéro de TVA et vous devez vous inscrire et vous désinscrire de ce régime. Déterminez donc lequel des deux cas vous concerne avant de mettre votre facture en place.
Quels sont les risques d'attendre trop longtemps ?
Si vous continuez à facturer alors que vous devriez en réalité être inscrit, vous courez deux risques en même temps. Le premier est que l'administration fiscale constate a posteriori que vous auriez dû reverser la TVA sur ces factures. Cette TVA, vous ne pouvez généralement plus la répercuter sur vos clients : elle sort donc de votre propre marge.
Le second risque est de passer à côté de déductions et de régimes réservés aux entrepreneurs. Celui qui est entrepreneur au sens de l'impôt sur le revenu peut, sous conditions, bénéficier par exemple de la déduction pour indépendants et déduire ses frais professionnels. Celui qui n'est pas inscrit y renonce pour toute la période pendant laquelle il a attendu.
Concrètement, le seuil pour s'inscrire est bas : cela se fait en ligne, vous recevez immédiatement votre numéro KvK et l'administration fiscale est informée automatiquement. Si vous hésitez à savoir si vous en êtes là, regardez la régularité de votre travail plutôt que les montants. Celui qui facture chaque mois est entrepreneur, même si les factures sont petites.
Questions fréquentes
Puis-je envoyer une facture sans numéro KvK ?
Oui, si vous livrez quelque chose de manière ponctuelle et n'exercez pas d'activité d'entreprise. Les mentions obligatoires d'une facture n'exigent pas de numéro KvK. Si vous travaillez pour des donneurs d'ordre avec une certaine régularité, vous êtes probablement tenu de vous inscrire et la réponse change.
Une facture sans numéro KvK doit-elle porter un numéro de TVA ?
Uniquement si vous êtes assujetti à la TVA. Si vous ne l'êtes pas, vous ne facturez pas de TVA et aucun numéro n'apparaît. Indiquez alors explicitement qu'aucune TVA n'a été facturée, faute de quoi cela soulève des questions chez le comptable de votre client.
Que se passe-t-il si je m'inscris trop tard à la KvK ?
L'administration fiscale peut constater a posteriori que vous auriez dû reverser la TVA sur des factures antérieures, et vous ne pouvez généralement plus la récupérer auprès de vos clients. Vous passez en outre à côté des déductions pour entrepreneurs sur cette période. En cas de doute, faites évaluer votre situation par un comptable.
Cet article est une information générale et ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique. En cas de doute, consultez un conseiller ; les règles peuvent changer.